第—章 总 则

第一条 根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和上级有关公文处理规定，结合学校实际情况，为做好学院公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，特制定本办法。

第二条　公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，请示和答复问题，商洽、布置工作，报告情况，交流经验的重要工具。学校各科室必须按规定认真做好公文处理工作，为教学、科研、生产等工作服务

第三条 公文处理必须坚持实事求是的原则，发扬严肃、认真、负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，不断提高公文处理的效率和质量。

第四条 公文处理要坚持集中统一管理的原则，由行政办公室和专门人员统一收发、分办、传送、用印和立卷归档，做到及时、准确、安全。

第五条　公文处理必须实行严格的保密制度，做到不失密、不泄密。

第二章　公文主要种类

第六条 根据我校情况，常用的公文种类有：

—、报请性公文：请示、报告

向上级机关请求指示、批准，用“请示”；

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

二、指示性公文：批复、批转、转发

答复请示事项，用“批复”；

转发下级呈转性公文，用“批转”；

转发上级机关，平行机关的公文，用“转发”。

四、决断性公文：决定、决议

对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”；

经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

四、 知照性公文：函、通知、通报、简报

对外联系、商洽工作，询问或答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

颁发规章制度，转发上级机关或有关机关单位的公文，批转下级呈转性公文，传达有关情况，要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

反映情况、交流经验、报道会议，用“简报”。

五、公布性公文：布告、通告

公布应当普遍遵守或周知的事项，用“布告”。

在一定范围内对群众或团体公布应当遵守和需要知道的事项，用“通告”。

第三章 公文格式

第七条　公文—般由标题、发文字号，主送机关、正文、附件、印章、发文时间，抄报抄送机关、主题词、附注等部分组成。

—、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，由发文单位、内容、公文名称三部分组成，使用固定发文纸发文时，可省略发文单位。

二、发文字号，包括单位代字、年号、顺序号。几个单位联合发文，只标明主办机关发文字号。

三、主送单位：报请性公文，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式；其他公文可以一个，也可以有两个以上主送单位。

四、公文抄报，只限于与公文内容有关的上级部门。公文抄送，—般指送平级机关或单位。公文分发，—般指发给下级单位。

五、公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

六、发文机关应写全称或规范化简称，几个机关联合发文，应将主办机关排列在前。

七、会议通过的文件，应注明会议名称和通过日期。

八、以学院的名义发文，需经学院有关主管领导审查并签署意见后，方可颁发。

九、公文末尾的年月日，应是院领导正式签批的日期。

十、公文—律加盖公章上报的公文，应注明签发人。

十一、主题词，置于抄送栏之上，落款之下。

十二、附注。其他需要说明的事项可用附注，列于落款之下，用圆括号括起。

第四章 行文规则

第八条　学院和院属各部门应根据隶属关系和职权范围来确定行文关系、一般不得多头行文、超权行文或越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄报越过的机关。

第九条　在职权范围内或经过授权，学院党、政之间可以联合行文，职能部门之间和群团之间也可以联合行文。

第十条　请示公文只主送一个机关，除上级领导人直接交办的事项外，不要直接送领导个人；向主管部门的请示，不要“并报”领导个人或上级领导机关。

第十一条 学院是受双重领导的单位，向两个主管部门上报公文时，应根据内容写明主送机关和抄报机关。　

第十二条 凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。

第五章 公文办理

第十三条　公文办理一般有登记、拟办、承办、批办、催办、拟稿、审核、签发、校核、印刷、用印、传送、归档、销毁等程序。

第十四条 收文的处理：

一、凡发给学院的各类信件，均由学院办公室专人启封、登记；写给学院领导个人的信件，由其本人或责成有关部门处理。

二、文、信、电报等均应登记，登记后即送办公室主任批办，属日常业务工作方面的，由办公室有关人员分别处理。

三、文件经办公室主任或有关领导签批后应及时分送各主管部门承办，承办部门收到文件后应尽快办理，如认为非本部门主管业务范围或遇到困难，不具备办理条件，应注明理由，迅速退回办公室，不得自行传送或接文不办。

四、行政人员出差、开会带回的需要执行的上级文件，应交办公室登记、管理，统一组织传递。

五、阅批公文，要签署意见和姓名，并注明签署时间。

第十五条 公文催办制度：一般性公文，应做到当日收到当日处理(登记、签批)完毕；紧急公文，随到随办；对催办的事项，应及时答复，不得拖延、漏办和耽搁。

第十六条 草拟公文注意事项：

一、文稿内容必须符合党的方针、政策和国家的法律，法规，符合上级有关文件精抻。如提出新的规定，应加以说明。

二、情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，概念要准确，书写要工整，标点更正确，篇幅要力求简短。

三、人名、地名、数字、引文要正确，时间要写具体的年月日。

四、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须标阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的书写要前后一致。使用的计量单位要符合国家规定，

五、引用公文应注明发文时间、机关、标题和文号。答复来文应写明采文标题和文号。

六、用词要准确规范，在使用简称时，应先用全称，并用圆括号加以说明和示范。

七、请示和报告要分开，请示必须一文一事，不得—文数事，不得把请示的工作事项夹在报告里。

八、文稿内容涉及两个以上部门的，要进行会签，并在会签栏内写明会签意见会签人要签署意见和姓名、日期。

第十七条 凡以学院名义发文，拟稿首页必须用“江西应用技术职业学院发文稿纸”，填明拟稿单位，拟稿人、会签人等事项，送行政办公室，由学院办公室审核后统一送有关领导签发。没有十分特殊的情况，一般不允许先交领导签发然后再交办公至审核的公文“倒流”。办公室审核的重点是：

一、是否需要行文，用什么名义；

二、内容要符合国家的法律，法规，是否符合党和政府的方针、政策及有关规定，与本单位过去发出的公文有无出入和矛盾；

三、涉及到有关部门的问题是否协商一致，并经过会签；

四、要求，措施是否明确、具体，切实可行；文字表述是否正确，文种使用飞格式电处理程序是否符合规范，其他办文手续是否完备。

第十八条 经过审核的公文，按公文的签发权限送有关校领导签发。向上级机关发送的重要请示或报告，政策性较强，涉及面较广的公文，由学校正职领导(正职不在家时，由主持工作的副职领导)签发；属于校领导分管业务范围内的公文，一般由分管领导签发；经过会议决定的事项以及履行手续的公文，经主要领导人授权，可由办公室主任签发。

签发是文件形成的最后一个环节，文件经过领导人签发而据以生效。签发也是领导人履行职权的一种表现，签发人代表学校对文件从政治上、业务上和文字上进行审查，负有完全的责任，签发人要签上自己的姓名，并注明签发日期，以示负责。

第十九条 学院发文，由学院办公室统一编号，标明制作份数、印发时间，交打字室打字，打字员打完之后随即通知拟稿单位校对，打字员、校对员都必须在原稿上签署姓名和日期，以示负责。文稿正文由学院办公室统—分发，分发人应在原稿上注明分发日期，原稿随正文由学院办公室存档。

第二十条 草拟和签发公文，应使用钢笔或毛笔，用墨可用墨汁、碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用铅笔、园珠笔、彩色水笔和红墨水、纯蓝墨水、彩色墨水；用笔用墨不规范的，办公室不予审核，打字室拒绝安排打字。

第二十一条　传递秘密公文时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。

第六章　公文立卷和销毁

第二十二条　公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文正本和底稿、有关材料整理归卷。

第二十三条　公文立卷应根据其特征、相互联系和保存价值分类整理。材料要收集齐全完整，正确反映本单位的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第二十四条　公文立卷的范围是本机关制发和处理的能反映本单位工作的历史面貌，具有保存、参考价值的各类文件、会议材料、会议记录、重要的领导讲话，人事任免、统计报表、简报以及有关资料照片、录音带、录相带等。

第二十五条　学院档案室负责收集、保存、管理全校文书档案资料。各部门工作中形成的各种有保存价值的文字材料、音像资料，应由专人负责收集，并于次年四月底前一并开列清单移交学院档案室归档，个人不得保存应存档的公文。

第二十六条　没有保存价值和存查必要的公文，除规定应退回的以外，经过有关部门鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁上级来文和本单位的秘密公文要进行登记，并有专人监督，保证不丢失不漏销。

第七章　附则

第二十七　本办法经一九九二年五月二十日校务会议讨论通过，自六月一日起执行。

第二十八条　本办法由学院办公室负责解释、管理、监督执行。