第一章　总　　则

第一条　根据《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》和上级有关文书处理规定的原则，结合学校实际情况，为做好学院文书处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，特制定本办法。

第二条　文书处理工作是领导工作的重要助手，正确地建立文书处理工作制度，是提高工作效率，保护党和国家机密和保存与利用史料的重要环节。学院专兼职文书人员，应当热爱这项工作，努力学习，钻研业务，严守党和国家机密，积极主动地完成组织所给的任务。

第三条　学院党、行、政工作中所形成的文书材料（包括收发、收电、发文底稿、发电底稿、内部使用的文件以及电话记录、会议记录、出版物原稿、薄册、图表、照片、录音等），反映着学院的真实情况，均应作为档案保存。

第四条　文书处理工作的基本原则，是及时准确地处理文书；反对积压和紊乱，反对文牍主义。

第二章　文书处理工作

第一节　文书处理工作的任务和组织

第五条　文书处理工作的任务：

①文书的收发、登记和运转；

②文书的催办和拟办；

③为领导人准备参考材料；

④会议、汇报的记录；

⑤人民来信的处理；

⑥文书的缮印和校对；

⑦文书材料的立卷、保管，供应调阅和归档；

⑧领导人交办的其他文书工作任务。

第二节　文书的规格和收发手续

第六条　文书一般用纸大小（包括文件、电报、文电稿纸、记录纸），一般采用标准报纸的十六开。（260mm×184mm）

第七条　拟制发文时，除综合性的报告和指示外，应严格执行一文一事制度。

第八条　发文须加注“标题”或“事由”（便函除外），并在第一页规定的地方填明“主送”机关。

第九条　任何文书均须写明发文单位的全称和发文的年月日，内部使用的文件材料亦须注明制成单位的名称和年月日。

第十条　发文时最后定稿必须用“江西应用技术职业学院发文稿纸”填明拟稿单位、拟稿人、会签人等，送学院办公室，由学院办公室审核后统一送有关领导签发。发出时缮印要清楚，并加盖江西应用技术职业学院印章。

第十一条　学院收到和发出的文书，一般均应由学院办公室专人启封，按收文、发文分别编号登记。

第十二条　收文经登记后，由办公室主任提出拟办意见，按照性质及时分送有关负责人审批（有明确分发规定者除外），然后送交有关人员阅办。

第十三条　需要办理的收文，应按照领导人的指示作催办登记，并及时检查办理情况。等待答复的发文，亦需由承办人将发文存本单独存放，并按照催促有关单位作答复。

第十四条　同一文件分发到院属各部门时，除主办单位留存外，其他处室在不需要用时，可以由其自行销毁。但规定要收回的文件，应由发文部门定期收回处理。

第三章　印章的管理和使用

第十五条　学院印章和单位主管印鉴（院长个人印鉴）由办公室管理和使用，使用时须经院长或办公室主任同意。批准手续不合规定得用印。

第十六条　需以学院名义上报的专项材料，到办公室用印时，应留办公室一份存查。

第十七条　需以学院名义开出的介绍信，由各处室开具证明到办公室转办。

到市内有关单位联系工作、商洽事务一般以办公室的名义出具介绍信；到上级机关或外地有关单位联系工作，以学院名义出具介绍信；

介绍信要认真填写，存根、正文、底稿三者相符，不得开出空白介绍信。

第十八条　出具证明一般用办公室印章；重大问题需以学校名义出具证明的，应经院领导或办公室主任同意。

第四章　附　　则

第十九条　本规定自印发之日起执行。

第二十条　本规定由学院办公室负责解释、管理、监督执行。